Un registro obligatorio para empresas y organismos administradores

La circular número 3854 indica que, a partir de 2025, todas las empresas y organismos administradores del Seguro de la Ley N° 16.744 (mutualidades) deben llevar un registro detallado de las denuncias relacionadas con acoso y violencia en el trabajo. Esto incluye tanto a las organizaciones del sector público como privado.

El registro debe contemplar la cantidad de denuncias recibidas, las acciones y medidas adoptadas para atender cada caso. De esta manera, se busca asegurar que los incidentes sean abordados con la seriedad y rapidez necesarias.

Además, los organismos administradores tienen la obligación de:

• Difundir entre los empleadores la normativa vigente y la obligación de reportar las denuncias.
• Recolectar y almacenar información de manera actualizada sobre las denuncias y medidas adoptadas.
• Garantizar la confidencialidad de los datos personales involucrados en los casos reportados.
• Implementar planes de vigilancia para hacer seguimiento a las medidas preventivas y correctivas adoptadas por las empresas.
• Asistir técnicamente a las empresas en la implementación de medidas adecuadas para abordar las denuncias.

Por otro lado, las empresas deben informar sobre las acciones adoptadas en respuesta a cada denuncia. Algunas medidas son:

• Atención psicológica temprana para la víctima.
• Separación de espacios físicos entre la persona denunciada y la víctima.
• Suspensión de labores del presunto agresor si es necesario.
• Traslado de puesto de trabajo para proteger la integridad de la víctima.
• Redistribución de la jornada laboral para evitar interacciones problemáticas.
• Trabajo remoto o teletrabajo en casos que lo ameriten.

Para garantizar que los casos se gestionen de manera eficiente, la normativa establece que:

• Los empleadores tienen 5 días hábiles, desde que conocen la denuncia, para reportarla a su organismo administrador.
• El primer reporte deberá incluir todas las denuncias presentadas desde el 3 de enero de 2025.
• Los reportes deberán realizarse mensualmente y, de manera consolidada, semestralmente.
• La información se registrará en el Sistema GRIS de la SUSESO, asegurando su trazabilidad y seguimiento adecuado.

Para evitar el incumplimiento de estas disposiciones, los organismos administradores deberán monitorear activamente que las empresas implementen las medidas de protección necesarias. En caso de detectar deficiencias o falta de acción por parte del empleador, podrán:

• Exigir la implementación de medidas correctivas.
• Brindar asistencia técnica para mejorar los protocolos de actuación.
• Aplicar sanciones en caso de incumplimiento grave de la normativa.

La implementación de este nuevo sistema de reporte y seguimiento busca responder a denuncias existentes y fortalecer la cultura de prevención y protección en los espacios de trabajo. Un registro adecuado permitirá detectar patrones de riesgo, mejorar las políticas internas de las empresas y garantizar que las víctimas reciban el apoyo necesario.